ITE-Aulis ry tietosuojaseloste

Yleisesti henkilötietojen keräämisestä ja käytöstä

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan toukokuussa 2016 voimaan astunutta ja 25.5.2018 alkaen kansallisesti sovellettavaa EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR). 

Käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, joiden käsittely on perusteltua, sivuston käyttöön, lakisääteisiin velvoitteisiin tai henkilön suostumukseen perustuen.

Kerromme tässä tietosuojaselosteessa millä tavalla ITE-Aulis ry kerää ja käsittelee sivustolla vierailevan henkilötietoja verkkosivuistunnon aikana ja sen jälkeen. 

Kerromme myös  ITE-Aulis ry:n ylläpitämästä jäsenrekisteristä jonka avulla kerättyjä henkilötietoja käytetään jäsensuhteen hoitamiseen jäsenpalveluiden ja verkkosivujen käytön yhteydessä. Mainitut henkilötiedot perustuvat jäsenten antamiin suostumuksiin.

Tietojen kerääminen verkkosivuistunnon aikana

ITE-Aulis ry tallentaa Vierailijan laitteeseen evästeitä, joiden tarkoitus on helpottaa Vierailijan verkkoistuntoa. Nämä evästeet luokitellaan pakollisiksi tai välttämättömiksi, eikä Vierailija voi niitä itse poistaa. 

Verkkoistunnon aikana tallennetaan muita evästeitä Vierailijan laitteelle, sikäli kun hän antaa tälle suostumuksensa. Suostumus annetaan tai evätään evästebannerissa, joka ilmestyy esille Vierailijan saapuessa sivustolle. Vierailija ilmoittaa valintansa ja muuttaa evästeasetuksia samaisesta bannerista. Hänellä on mahdollisuus muuttaa asetuksia milloin tahansa myöhemmin, joko saman istunnon aikana tai vieraillessaan myöhemmin ITE-Aulis ry:n sivustolla.

ITE-Aulis ry:n sivustolla käytetään verkkosivustonteko-ohjelmia, joiden lisäosat saattavat käyttää dataa kerääviä evästeitä. Näitä lisäosia nimitetään ns. kolmannen osapuolen lisäosiksi

ITE-Aulis ry:n verkkosivulla saattaa olla linkkejä muille, ulkopuolisille sivustoille. Näitä ovat esimerkiksi linkit erilaisiin yhdistyksiin, järjestöihin ja yhteistyökummpaneihin. Niin ikään linkit tunnettuihin alustoihin kuten YouTubeen, Facebookiin ja Instagramiin ovat linkkejä seuran ulkopuolisille sivustoille. Näiden osalta tietosuojasta vastaa kunkin verkkosivuston pitäjä joten tämä ITE-Aulis ry:n tietosuojaseloste ei koske näitä sivustoja.

ITE-Aulis ry käyttää Vierailijan itsensä antamia tietoja niissä tapauksissa kun Vierailija lähettää verkkosivultamme  yhteydenottolomakkeen, tilaa palveluita tai tuotteita ITE-Aulis ry:ltä. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

ITE-Aulis ry käyttää Googlen luomaa reCAPTCHA-palvelua, joka tarkistaa Vierailijan verkkokäyttäytymishistorian luonnetta ennen kuin Vierailija saapuu yhdistyksen sivustolle.

 

ITE-Aulis ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste

ITE-Aulis ry on sitoutunut suojaamaan jäsentensä ja tukijoidensa yksityisyyttä kulloinkin voimassa olevan henkilötietoihin liittyvän lainsäädännön sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Jokaisella jäsenellä ja tukijalla on oikeus tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu eri rekistereihin. Tietosuojaselosteessa kerrotaan se, mitä ja miten yhdistys tietoja kerää ja mihin tietoja käytetään sekä mitkä ovat rekisteröityjen oikeudet ja miten rekisteri on suojattu. Perusperiaatteena on se, että henkilötietoja kerätään mahdollisimman vähän. Tietojen käytön päätavoite on ITE-Aulis-kotimuseon tapahtumista tiedottaminen sekä yhdistyksen toiminnasta, kokouksista, tilaisuuksista ja talkoista tiedottaminen. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka on annettu meille asioinnin yhteydessä: Pääsääntöisesti rekisteriimme kirjataan yksittäisten jäsenten ja jäseneksi liittyneiden järjestöjen yhteyshenkilöiden yhteystietoja, jotka on jotka on annettu meille asioinnin yhteydessä, esimerkiksi jäseneksi liityttäessä, jäsentietoja päivitettäessä tai tapahtumien yhteydessä. On mahdollista, että emme kykene tarjoamaan kaikkia palveluitamme niille henkilöille, jotka eivät ole antaneet meille lupaa yhteystietojen tallentamiseen.

ITE-Aulis ry:n tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä
ITE-Aulis ry, Kärkkääläntie 897, 77600 Suonenjoki, Y-tunnus: 3343874-6 

verkko-osoite: https://iteaulis.fi 

2. Yhteyshenkilö
Yhdistyksen sihteeri Merja Korhonen

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
ITE-Aulis ry:n jäsen- ja asiakasrekisterin pääkäyttötarkoitus on jäsenten tavoittaminen, palvelujen tarjoaminen ja väliaikaisesti käytettynä esimerkiksi tilaisuuksien järjestäminen. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. 

Jäsen- ja henkilörekisterin tarkoituksena on yhteydenpito jäseniin ja kannattajiin pääsääntöisesti jäsenkirjeiden muodossa, toiminnasta, tapahtumista ja talkoista tiedottaminen sekä jäsenmaksujen laskutus ja seuranta. Tätä varten pidetään sähköposti- ja osoiteluetteloa. Lisäksi jäsenistä voidaan koota viiteluettelo, jossa on jokaiselle henkilökohtainen viite jäsenmaksun maksua varten. 

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyn henkilön antaman suostumuksen perusteella jäsenrekisteriin merkitään jäsenen nimi, sähköpostiosoite tai sen puuttuessa postiosoite ja jäseneksi liittymisen vuosi sekä tarpeen tullen puhelinnumero erityisesti talkootyön organisoimiseksi.

5. Käsittelyn oikeusperusteet
Rekisteriin kysytään rekisteröitävän henkilön rekisteröintisuostumus, joka on jäsenen/asiakkaan peruutettavissa, milloin tahansa.

6. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen: 

Henkilötietoja ei luovuteta ilman asianomaisen suostumusta kolmannelle osapuolelle. Yhdistyksen sisällä jäsenpostit lähetetään piilokopioina, jolloin jäsenten sähköpostit eivät tule muille näkyviin. 

Emme siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin käyttämiemme palveluiden sisällä siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, mutta ainoastaan sellaisissa palveluissa, jotka takaavat eurooppalaisen tietosuoja-asetuksen mukaisen tietosuojan tason, kun tietoa liikutellaan globaalissa infrastruktuurissa (esimerkiksi Google, MailChimp ja Dropbox). 

8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsy häntä itseään koskeviin tietoihin sekä oikeus pyytää tietojen oikaisemista, niiden poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Omat tiedot voi tarkastaa lähettämällä sähköpostia yhdistyksen sähköpostiin, iteaulis@gmail.com tai ottamalla yhteyttä jäsenrekisterin pitäjään.

9. Tietojen säilyttäminen
Tietoja säilytetään vain rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisen ajan. Jäsenrekisterin tiedot säilyvät kaksi vuotta eroamisen jälkeen. Rekisteritiedot tarkistetaan vuosittain.

10. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tietosuojaselostetta.
Lainsäädännön niin vaatiessa ilmoitamme siitä rekisteröidyille.


Yhteyshenkilön tiedot:

Merja Korhonen

puh. 044 3632022

email. iteaulis@gmail.com